Procedure
Checklist e passaggi replicabili, non gestione basata soltanto sulla memoria.
Carta del servizio · versione pubblica
Non soltanto “gestione completa”. Controlli, prove e responsabilità visibili.
Il proprietario deve poter capire cosa succede dalla prima richiesta al report mensile. Questa pagina mostra il flusso, i documenti, le soglie e le verifiche da inserire nella proposta operativa.
Prove
Fotografie, inventari e cronologie per pulizie, danni e manutenzioni.
Soglie
Tempi di risposta, limiti di spesa e livelli di priorità dichiarati.
Report
Ogni euro e ogni attività devono poter essere ricostruiti.
Flusso proprietario
Dieci passaggi, con un risultato verificabile per ogni fase
Richiesta registrata
Il contatto riceve un codice identificativo e viene salvato prima dell'apertura di WhatsApp.
Qualificazione
Obiettivo, disponibilità, stato dell'immobile, aspettative e compatibilità operativa vengono verificati prima del sopralluogo.
Sopralluogo strutturato
Ambienti, accessi, dotazioni, rischi, manutenzioni e inventario iniziale vengono documentati.
Studio di fattibilità
Tre scenari economici, costi di partenza, criticità e alternativa breve, medio termine o tradizionale.
Proposta trasparente
Attività comprese, costi separati, soglie di spesa, responsabilità, tempi e modalità di uscita.
Onboarding
Documenti, codici, portali, inventario, fotografie, accessi, pulizie e procedure vengono completati con stato visibile.
Apertura e distribuzione
Annuncio, calendario, prezzi, regole e canali vengono pubblicati soltanto dopo i controlli di avvio.
Gestione dei soggiorni
Messaggi, documenti, accessi, assistenza, pulizie, manutenzioni e contestazioni seguono procedure definite.
Controllo qualità
Ogni turnover genera una checklist; i casi a rischio richiedono fotografie e verifica aggiuntiva.
Report e piano successivo
Ricavi, costi, attività svolte, problemi, recensioni e azioni del mese successivo vengono rendicontati.
Qualificazione prima del sopralluogo
Accettare ogni immobile produce problemi. Prima si verifica obiettivo, disponibilità, uso personale, stato burocratico, budget di setup, prenotazioni esistenti e motivo del cambio gestore.
Pronto e compatibile
Immobile avviabile, proprietario allineato, budget e aspettative coerenti.
Avviabile con interventi
Servono dotazioni, manutenzioni, documenti o una diversa impostazione commerciale.
Non sostenibile ora
Costi, microzona o vincoli rendono il progetto debole rispetto alle alternative.
Rapporto non compatibile
Aspettative irrealistiche, responsabilità confuse o condizioni operative non accettabili.
Verbale iniziale e inventario fotografico
Il sopralluogo non è una visita informale. Produce un documento iniziale che protegge proprietario, gestore e ospiti.
- fotografie iniziali di ambienti, pareti, parquet, arredi ed elettrodomestici
- inventario con quantità, stato e collocazione delle dotazioni
- test di Wi-Fi, accessi, serrature, climatizzazione e acqua calda
- verifica di rumori, regole condominiali, parcheggio e criticità della microzona
- controllo di materassi, cuscini, biancheria, sicurezza e dotazioni obbligatorie
- elenco degli interventi necessari prima della pubblicazione
Studio di fattibilità con tre scenari
Esempio dimostrativo: i numeri reali dipendono da zona, immobile, periodo, costi e domanda. Nessuno scenario costituisce una garanzia.
Scenario prudente
Netto €850–€1.000Occupazione
48%ADR
€112Lordo mese
€1.613
48%ADR
€112Lordo mese
€1.613
Scenario realistico
Netto €1.300–€1.520Occupazione
64%ADR
€126Lordo mese
€2.419
64%ADR
€126Lordo mese
€2.419
Scenario favorevole
Netto €1.780–€2.050Occupazione
76%ADR
€142Lordo mese
€3.238
76%ADR
€142Lordo mese
€3.238
Proposta economica
Compreso, costo separato e chi autorizza
La parola “completo” non basta. Ogni voce deve avere una responsabilità e una regola di approvazione.
| Attività | Trattamento | Costo | Decisione |
|---|---|---|---|
| Creazione e ottimizzazione annunci | Compresa | — | Property manager |
| Pricing e calendario | Compresa | — | Property manager |
| Comunicazione ospiti | Compresa | — | Property manager |
| Pulizia e biancheria | Coordinata | Costo per turnover | Secondo accordi |
| Materiali di consumo | Controllati | Costo effettivo | Entro budget |
| Manutenzione ordinaria | Coordinata | Costo fornitore | Entro soglia |
| Interventi straordinari | Su preventivo | Costo fornitore | Proprietario |
| Pratica danni | Compresa nella gestione | Costi esterni esclusi | Property manager |
Onboarding con avanzamento visibile
Ogni fase deve essere completata, bloccata o in attesa. Il proprietario sa cosa manca e chi deve intervenire.
- 1Contratto e deleghe
- 2Documenti proprietario
- 3Verifica CIN/CIR e pratica applicabile
- 4Alloggiati Web
- 5ROSS1000/ISTAT
- 6Imposta di soggiorno
- 7Inventario iniziale
- 8Dotazioni e manutenzioni
- 9Servizio fotografico
- 10Annunci e regole
- 11Prezzi iniziali
- 12Accessi e self check-in
- 13Test pulizia e biancheria
- 14Pubblicazione e prima prenotazione
Manuale operativo dell'appartamento
Il servizio non deve dipendere da ciò che una sola persona ricorda.
- accessi, chiavi e codici
- Wi-Fi, caldaia e climatizzazione
- quadro elettrico, acqua e gas
- regole condominiali e parcheggio
- fornitori autorizzati
- scorte minime e inventario
- foto del setup corretto
- procedure di emergenza
Percorso automatico dell'ospite
Alla prenotazione
Conferma, regole essenziali e dati mancanti.
72–48 ore prima
Documenti, imposta di soggiorno, orario e istruzioni operative.
Giorno del check-in
Accessi, verifica ingresso e canale di assistenza.
Prima mattina
Controllo proattivo su pulizia, temperatura, rumori e dotazioni.
Sera prima del check-out
Orario, chiavi, rifiuti e ultime istruzioni.
Dopo la partenza
Ringraziamento, verifica alloggio e richiesta recensione quando appropriata.
Pulizia con prova obbligatoria
“Finito” non è una certificazione. Il turnover deve produrre dati sufficienti per capire chi ha lavorato, cosa è stato controllato e quali problemi sono emersi.
Controllo aggiuntivo obbligatorio
Dopo soggiorni lunghi, gruppi, ospiti problematici, segnalazioni o danni. Sugli altri turnover si applicano verifiche a campione.
operatore, orario di ingresso e uscita
checklist stanza per stanza
foto di letti, bagno, cucina, frigorifero e pavimenti
conteggio biancheria e consumabili
segnalazione immediata di danni o oggetti mancanti
controllo di finestre, luci, climatizzazione e accessi
Incidenti divisi per gravità
Ogni incidente registra prenotazione, data, fotografie, messaggi, soluzione, costo, rimborso richiesto e azione preventiva.
Ordinario
Esempi: Lampadina, telecomando, richiesta aggiuntiva.
Azione: Gestione autonoma e registrazione nel diario operativo.
Importante
Esempi: Wi-Fi assente, serratura bloccata, perdita limitata.
Azione: Presa in carico prioritaria, fornitore e aggiornamento al proprietario.
Emergenza
Esempi: Allagamento, incendio, accesso non autorizzato, rischio sicurezza.
Azione: Messa in sicurezza, telefonata immediata e report completo dell'incidente.
Anteprima dimostrativa
Dashboard proprietario
Occupazione
64%
ADR
€126
Ricavo lordo
€2.419
Netto stimato
€1.430
7 prenotazioni
19 notti vendute
4,8/5 recensioni
1 manutenzione chiusa
0 incidenti aperti
prossimo report: giorno 5
Report mensile che dimostra il lavoro
Non soltanto incassi e trattenute. Il report deve spiegare cosa è stato fatto e cosa succede il mese seguente.
- variazioni tariffarie e motivazione
- modifiche ad annunci, foto, servizi o regole
- turnover eseguiti e controlli qualità
- manutenzioni, contestazioni e pratiche danni
- recensioni ricevute e criticità ricorrenti
- azioni consigliate per il mese successivo
Tempi di servizio da scrivere, non lasciare impliciti
Questi sono standard iniziali consigliati. Il contratto deve riportare soltanto tempi realmente sostenibili e specificare fasce presidiate, eccezioni ed emergenze.
Prima risposta a un nuovo proprietarioEntro 1 giorno lavorativo
Messaggio ordinario di un ospiteObiettivo 30–60 minuti nelle fasce presidiate
Emergenza durante un soggiornoPresa in carico iniziale entro 15 minuti
Problema tecnico non urgenteOrganizzazione dell'intervento entro 24 ore
Segnalazione di un dannoEntro 24 ore dal rilevamento
Autorizzazione di una spesa straordinariaPrima dell'intervento, salvo messa in sicurezza
Report del proprietarioEntro il giorno fisso definito nel contratto
Responsabilità
Chi decide cosa
Property manager
- gestione operativa ordinaria
- prezzi e calendario entro la strategia concordata
- comunicazione ospiti e fornitori
- documentazione di problemi e danni
- report e proposte correttive
Proprietario
- decisioni patrimoniali e fiscali
- autorizzazioni sopra la soglia concordata
- conformità strutturale e documenti di proprietà
- interventi straordinari e investimenti
- periodi di utilizzo personale comunicati per tempo
Domande frequenti
Come leggere questi standard
Gli standard sono uguali per tutti gli immobili?
No. Le soglie, i tempi e le attività vengono adattati alla struttura, alla zona, ai canali e agli accordi contrattuali. La carta definisce il metodo minimo, non una promessa identica per qualsiasi situazione.
La stima economica è una garanzia di rendimento?
No. Lo studio usa scenari e ipotesi esplicite. Domanda, prezzi, costi, regolamenti, eventi e qualità dell'immobile possono cambiare il risultato reale.
Il proprietario vede ogni spesa?
Il report distingue ricavi, commissioni dei portali, pulizie, biancheria, manutenzioni, compenso di gestione e netto. Le spese straordinarie seguono la soglia di autorizzazione definita nella proposta.
Le fotografie delle pulizie sostituiscono il controllo fisico?
No. Le fotografie documentano il lavoro, mentre i soggiorni lunghi, i gruppi, le segnalazioni o i casi problematici possono richiedere un controllo aggiuntivo o un'ispezione a campione.
Prima si verifica l'immobile. Poi si definiscono gli standard contrattuali.
Invia i dati essenziali. La richiesta viene registrata e il passaggio successivo dipende dalla compatibilità reale, non da una promessa automatica.
Richiesta rapida · 4 dati obbligatori
Inviami i dati essenziali dell'immobile
Per iniziare bastano nome, telefono, città o zona e situazione attuale. Puoi aggiungere gli altri dettagli soltanto se li hai già a disposizione.
- • La richiesta viene salvata prima dell'apertura di WhatsApp.
- • Dopo il salvataggio si apre WhatsApp con il riepilogo già compilato.
- • Il contatto resta registrato anche se il messaggio non viene inviato.